Untuk memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan, maka kita menggunakan Diagram Arus Data atau Data Flow Diagram. Diagram alur data merupakan alat yang cukup populer sekarang, karena dapat menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas, itulah sebabnya DAD merupakan alat bantu yang paling penting bagi seorang analis sistem. Penggunaan DAD sebagai alat peraga sistem dipopulerkan oleh Tom DeMarco (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metoda analisis sitem terstruktur (structured system analysis method). DAD dapat merepresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual dengan menggunakan gambar yang berbentuk jaringan grafik.
Entitas Luar (External Entity) dan Terminal
Entitas Luar adalah entitas yang berada di luar sistem yang memberikan data kepada sistem (source) atau yang menerima informasi dari sistem (sink). Entitas Luar ini bukanlah bagian dari sistem, bila suatu sistem informasi dirancang untuk satu bagian/departemen maka bagian lain yang masih terkait menjadi entitas luar. Sedangkan terminal adalah entitas yang merupakan bagian dari sistem.
Simbol yang digunakan : Kotak
Pedoman pemberian nama terminal dan entitas luar
Ø Nama terminal berupa kata benda
Ø Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama
(digambarkan dua kali, dimaksudkan untuk mmbuat diagram lebih jelas). Bila demikian, maka terminal ini perlu diberi garis miring pada pojok kiri atas.
Ø Nama aliran data yang masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama dengan nama aliran data yang keluar dari proses tersebut.
Ø Data flow yang masuk ke atau keluar dari data store tidak perlu diberi nama bila
¾ Aliran datanya sederhana dan mudah dipahami
¾ Aliran data menggambarkan seluruh data item (satu record utuh)
Ø Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau sebaliknya karena terminal bukan bagian dari sistem. Hubungan terminal dengan data store harus melalui proses.
Proses
Proses menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem. Berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering pula disebut bubble.
Simbol yang digunakan : lingkaran
Pedoman pemberian nama proses :
o Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi proses tersebut, misalnya : Hitung Gaji, Pendataan Order, Cetak Laporan Penjualan, dll.
o Jangan menggunakan kata ‘proses’ sebagai bagian dari nama suatu proses.
o Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama.
o Proses harus diberi nomor. Urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran/urutan proses, namun demikian, urutan nomor tidak berarti secara mutlak merupakan urutan proses secara kronologis.
o Penomoran proses pada tingkat pertama (diagram nol) adalah 1.0, 2.0, 3.0, dst.
o Penomoran proses pada tingkat kedua dari proses 1.0 (rincian dari proses adalah 1.1, 1.2, 1.3, dst.
o Diagram konteks (context diagram) tidak perlu diberi nomor.
o Proses 2.x adalah proses terendah, tidak dirinci lagi.
Alir Data (Data Flow)
Alir Data menggambarkan aliran data dari suatu entitas ke entitas lainnya. Arah panah menggambarkan aliran data.
• Antara dua proses yang berurutan
• Dari penyimpanan data (data store) ke proses dan sebaliknya
• Dari source ke proses
• Dari proses ke sink
Pedoman pemberian nama aliran data :
o Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis sambung.
o Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama dan pemberian nama harus mencerminkan isinya.
o Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan grup elemen.
o Hindari penggunaan kata ‘data’ dan ‘informasi’ untuk memberi nama pada aliran data.
o Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap.
Penyimpan Data (Data Store)
Data store adalah tempat menyimpan data. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke data store.
Pedoman pemberian nama data store :
Ø Nama harus mencerminkan isi data store tersebut.
Ø Bila namanya lebih dari satu kata, maka harus diberi tanda sambung
G.1. Tingkatan Diagram pada Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
G.1.1. Diagram Konteks (Context Diagram)
¾ Merupakan level tertinggi dari DAD yang menggambarkan seluruh input ke atau dari sistem.
¾ Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem
¾ Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang menerima keluaran dari sistem disebut sink.
¾ Hanya ada satu proses.
¾ Tidak boleh ada data store.
G.1.2 Diagram nol (0)
¾ Sudah menunjukkan data store yang digunakan.
¾ Untuk proses yang tidak dirince lagi pada level selanjutnya (functional primitive), tambahkan * pada akhir nomor proses.
¾ Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 1.0 dengan diagramhubungan harus terpelihara.
G.1.3 Diagram Rinci
¾ Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level diatasnya.
Walaupun DAD mempunyai kelebihan-kelebihan, yaitu dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah (decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan proses paralel di sistem, dapat menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan entitas luar, tetapi DAD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan dari DAD adalah sebagai berikut :
· DAD tidak menunjukkan proses perulangan (loop)
· DAD tidak menunjukkan proses keputusan (decision)
· DAD tidak menunjukkan proses perhitungan
A Ziya Aktas (”Structured Analysis and Design of Information Systems“,
- * menunjukkan hubungan suatu logika AND
- 0 menunjukkan hubungan suatu logika OR
- ® menunjukkan hubungan suatu logika XOR
